الاستخدام
تستخدم شاشة المتغيرات بغرض تحديد الخيار المناسب للمنشأة من بين الخيارات المتاحة، وهي الخيارات التي يترتب عليها تأثيرات على أقسام وشاشات نظام الموارد البشرية، وتعتبر من أهم الشاشات في النظام وبالتالي يجب على مدير النظام بالمنشأة تحديد الخيار المناسب بدقة نظراً لما يترتب عليها من تأثيرات في الشاشات المعنية في مختلف أقسام النظام.
طريقة استخدام الشاشة
تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي:
أولاً: البيانات الرئيسية
- إهمال دوام الموظف أثناء احتساب الإجازة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة احتساب إجازات الموظف إذا تخللتها أيام راحة أو أيام الموظف غير ملتزم بالدوام فيها حسب فترة الدوام التي يرتبط بها، فإذا افترضنا أن يومي الخميس والجمعة أيام راحة ويوم الاثنين الموظف غير ملتزم بدوام وأخذ الموظف إجازة للفترة من يوم السبت إلى يوم السبت التالي كيف سيتعامل النظام مع أيام الراحة هل سيحتسبها ضمن الإجازة أم سيستثنيها، فعند التأشير على هذا المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الفترة كلها إجازة بما فيها أيام الراحة بمعنى سيتم خصم مدة الإجازة كاملة من رصيد الموظف (ثمانية أيام) أما في حالة عدم التأشير على هذا الخيار سيقوم النظام بخصم مدة الإجازة بناءً على خطة دوام الموظف وعدد الأيام المقرر الدوام فيها خلال فترة الإجازة وخصم صافي عدد الأيام من رصيد الموظف، وتجدر الإشارة إلى أن هذا المتغير يكون على مستوى النظام، كما يجب التأشير على مستوى الإجازة في شاشة ترميز الإجازات على الخيار( خصم أيام الإجازات الرسمية من رصيد الإجازة) والخيار(خصم أيام الراحة من أيام الإجازة).
- استخدام التواريخ في تسوية أرصدة الإجازة إجباري: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تاريخ الاستعاضة في شاشة (تسوية الإجازات)، ويقصد بالاستعاضة عدد الأيام التي سيحصل عليها الموظف وستمنح له كرصيد إجازة عوضاً عن دوامه في يوم أو أيام إجازة، فإذا افترضنا أن الموظف داوم يومي الإجازة والراحة الأسبوعية فبدل من منحه بدل عمل إضافي قررت المنشأة منحه رصيد إجازة بمقدار يومين تضاف إلى رصيده بموجب عملية تسوية إجازة يحدد فيها تاريخ أيام الإجازة التي داوم خلالها، فإذا كانت المنشأة ترغب بأن يكون تحديد هذا التاريخ إجباري كي يتم معرفة الأيام التي تم استعاضتها فإنه في هذه الحالة يقوم المستخدم بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü).
- اعتبار القيم المدخلة بعد العلامة العشرية دقيقة للبنود نوع ساعة: عند التأشير على هذا المتغير فإن القيم المدخلة بعد العلامة للبنود من نوع ساعة مثل التأخير أو الساعات الإضافية – التي تم إدخالها في شاشة ترميز بنود الراتب- عند إسنادها للموظف من شاشة إسناد وتعديل البنود المتغيرة سيعتبرها النظام دقائق؛ فمثلاً إذا تم إسناد 1:30 ساعة تأخير للموظف سيعتبرها النظام ساعة ونصف، أما إذا لم يتم التأشير على هذا المتغير سيعتبرها النظام ساعة و18دقيقة (0.3 ساعة×60 دقيقة/ساعة).
- استخدام تواريخ البصمة في ترميز الفترات الإدارية لاحتساب الرصيد الفعال: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيتم احتساب الرصيد الفعال بالاعتماد على الفترات الخاصة بالبصمة في شاشة ترميز الفترات الإدارية وليس على فترات احتساب الراتب، فإذا افترضنا أن مدة الإجازة السنوية (30) يوم سيتم توزيعها على الفترات الشهرية بحيث يحصل الموظف على (2.5) في الشهر فإنه بموجب هذا المتغير سيحصل الموظف على الرصيد بداية الفترات الخاصة بالبصمة وليس فترات احتساب الراتب، على أن يتم تحديد تاريخ بداية احتساب الرصيد الفعلي للإجازة في شاشة الأرصدة الافتتاحية تاريخ يساوي أول تاريخ ضمن فترات البصمة.
- استخدام اعتماد المدير المباشر في الطلبات: يستخدم هذا المتغير عند رغبة المنشأة عدم منح صلاحية اعتماد الطلبات من قبل المستخدم إلا بعد اعتماد المدير المباشر للموظف المستفيد من العملية، ففي حالة الرغبة بذلك يقوم مدير النظام بتحديد هذا الخيار بإشارة (ü) حيث يتم اعتماد الطلب من قبل المدير المباشر من شاشة اعتماد طلبات الموظفين في عمليات النظام وعلى ضوء ذلك يستطيع المستخدم اعتماد الطلب من خلال زر (اعتماد) في شاشات العمليات.
تلميح:
- يتم تحديد المدير المباشر من شاشة بيانات الموظفين.
- يتم ربط المدير المباشر كموظف بالمستخدم الخاص به من شاشة بيانات المستخدمين.
- تجاهل ساعات الراحة عند احتساب مدة الإجازة بالساعة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات التي تمنح للموظف بالساعة وتتخللها ساعات راحة، فإذا كانت فترة دوام الموظف من (08:00) إلى (16:00) وكانت فترة الراحة من (12:00) إلى (13:00) وتقدم الموظف بإجازة من (11:00) إلى (14:00) هل سيتم احتساب الإجازة (ثلاث ساعات) أم (ساعتين) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة (ساعتين) بمعنى أن النظام سيتجاهل ساعات الراحة، أما إذا لم يتم التفعيل سيتعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
- توزيع ساعات الإجازة للفترة على إجمالي الفترات بالتساوي: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع الإجازات إذا كانت فترة دوام الموظف باليوم فترتين (صباحية ومسائية) وكانت ساعات كل فترة مختلفة عن الفترة الأخرى، فإذا افترضنا أن ساعات دوام الفترة الصباحية (خمس ساعات) والفترة المسائية (ثلاث ساعات) وتقدم الموظف بإجازة في الفترة المسائية كيف سيتعامل معها النظام، هل سيعتبرها (نصف يوم) أم (ثلاث ساعات) هذا المتغير سيقوم بعملية تنظيم هذه الحالة، فإذا تم تفعيل المتغير بإشارة (ü) سيتم احتساب الإجازة على أنها (نصف يوم) أما عدم التفعيل سيتم التعامل معها على أنها (ثلاث ساعات).
- تفعيل مؤشر الفترة التجريبية للموظف في بيانات الموظف عند الإضافة: إذا تم التأشير على هذا الخيار سيظهر في شاشة بيانات الموظفين متغير (فترة تجريبية) فعالاً عند إضافة موظف جديد والشاشة في وضع (إضافة)، فإذا تم التأشير عليه سيعتبر هذا الموظف تحت التجربة حتى نهاية الفترة التجريبية، حيث يتم إنهاء الفترة التجريبية بعد عمل حركة إدارية لإنهاء الفترة التجريبية.
- تسلسل أرقام الوثائق: تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات الطلبات وعمليات النظام كتسلسل طلبات الإجازة ومنح الإجازة وطلبات وتسويات الإجازة ومباشرة العمل والتسويات الجماعية للإجازة وغيرها من تسلسلات الطلبات والعمليات بتحديد أحد الخيارات التالية:
- تراكمي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح جميع المستندات تسلسلاً واحداً.
- حسب النوع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح سندات كل نوع من أنواع المستند تسلسلاً مختلفاً عن تسلسل باقي أنواع المستند.
- أقل تاريخ إجازة مسموح به: يتم تحديد تاريخ معين في هذا الحقل لا يمكن لأي موظف تقديم إجازة قبل هذا التاريخ.
- البيانات متعددة السنوات تبدأ من السنة: يستخدم هذا المتغير لتحديد السنة التي سيبدأ منها استعراض التقارير في النظام، ومن ثم إهمال أي بيانات تم إدخالها في سنوات سابقة لهذه السنة وعدم إظهارها في التقارير.
ثانياً: متغيرات الموارد البشرية
- السماح باستخدام أرقام المستندات المحذوفة: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع أرقام المستندات التي يتم حذفها من النظام، فإذا كانت المنشأة ترغب باستخدام أرقام المستندات والوثائق المحذوفة في عمليات جديدة يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü)، أما عدم التحديد فلن يكون متاحاً استخدام تلك الأرقام.
- تسلسل رقم الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
- آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة – العملية – آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
- آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور رقم الوثيقة آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
- يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال رقم الوثيقة بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
- إظهار تاريخ الوثيقة في العمليات: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع التاريخ في شاشات عمليات النظام بتحديد أحد الخيارات التالية:
- آلي يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منح المستخدم صلاحية تعديله.
- آلي لا يمكن تعديله: يتم تحديد خيار (آلي لا يمكن تعديله) إذا كانت المنشأة ترغب بظهور تاريخ العملية آلياً مع منع المستخدم من تعديله.
- يدوي: يتم تحديد خيار (يدوي) إذا كانت المنشأة ترغب بإدخال التاريخ بطريقة يدوية من قبل المستخدم.
- تطبيق لائحة بدل السفر في صرف بدلات السفر: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع بدلات السفر، فإذا كانت المنشأة ترغب بصرف بدلات السفر للموظفين حسب لائحة تنظم إجراءات الصرف يقوم مدير النظام بتحديد هذا المتغير بإشارة (ü).
- عدم اعتماد حركة إنهاء خدمة الموظف إذا لديه متعلقات: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة ستفرض على الموظف إخلاء جميع ما عليه من التزامات تجاه الشركة قبل إنهاء خدمته كالعهد المالية والعينية والسلف.
- استقطاع ضريبة الخدمات الصحية: يستخدم هذا المتغير إذا كانت المنشأة تستقطع ضريبة على خدمات الرعاية الصحية التي تقدمها للموظفين، فإذا تم استخدام المتغير سيتم إضافة الحساب – الذي سيتأثر بالاستقطاعات الضريبية لهذا النوع – في شاشة الحسابات الوسيطة في التهيئة العامة للنظام وسيظهر آلياً في شاشة (إدخال الرعية الصحية والدواء) في نظام الرعاية الصحية.
- طريقة التسلسل: تستخدم باقي المتغيرات لتحديد طريقة تسلسل الوثائق بتحديد أحد الخيارات التالية:
- تراكمي: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح الوثائق بمختلف أنواعها تسلسلاً واحد.
- حسب النوع: يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت المنشأة ترغب بمنح وثائق كل نوع تسلسلاً مختلفاً عن باقي الأنواع.
- مستوى سقف التطبيب: يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع سقف التطبيب كما يلي:
- حسب الموظف والبند: يتم تحديد هذا الخيار عند تحديد السقوف على مستوى الموظف والبند بمعنى أنه سيكون لكل بند سقف محدد يمنح للموظف.
- حسب الموظف: يتم تحديد هذا الخيار عند تحديد السقوف على مستوى الموظف فقط بمعنى أنه سيكون لكل موظف سقف محدد بغض النظر عن البنود.